หากถามว่าการทำงานในยุคนี้ มีระบบใดที่จะช่วยให้งานสามารถดำเนินไปได้อย่างราบรื่นและมีประสิทธิภาพบ้าง เชื่อว่าหนึ่งในนั้นจะต้องมีชื่อของระบบ KM อย่างแน่นอน แต่ระบบนี้คืออะไร มีประโยชน์อย่างไร หากใครที่ยังไม่รู้จัก บทความนี้เราสรุปเรื่องน่ารู้ของระบบ KM เอาไว้ให้ครบ แค่อ่านจบก็เข้าใจได้ทันที ติดตามกันได้เลย

ระบบ KM คืออะไร

ระบบ KM หรือ Knowledge Management System คือ ระบบที่ทำหน้าที่รวบรวมและบริหารจัดการความรู้ในองค์กร โดยระบบนี้จะช่วยให้องค์กรสามารถเข้าถึงความรู้ต่าง ๆ ได้อย่างสะดวกและรวดเร็ว เพื่อให้สามารถนำไปประยุกต์ใช้ให้เกิดประโยชน์สูงสุดได้

องค์ประกอบของระบบ ระบบ KM

ระบบ KM ประกอบด้วยองค์ประกอบหลัก 4 ประการดังนี้

• การรวบรวมความรู้ หมายถึง กระบวนการที่ระบบจะรวบรวมความรู้จากแหล่งต่าง ๆ ทั้งจากภายในและภายนอกองค์กร ไม่ว่าจะเป็น ความรู้จากบุคลากร ความรู้จากเอกสาร หรือความรู้จากฐานข้อมูล เป็นต้น
• การจัดเก็บความรู้ หมายถึง กระบวนการที่ระบบจะทำการจัดเก็บความรู้ให้อยู่ในรูปแบบที่สะดวกต่อการนำไปใช้งานต่อ เช่น รูปแบบเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ รูปแบบฐานข้อมูล และเว็บไซต์ เป็นต้น
• การเผยแพร่ความรู้ หมายถึง กระบวนการที่ระบบจะทำการเผยแพร่ความรู้ให้กับบุคลากรในองค์กรสามารถเข้าถึงได้ เช่น การสร้างเว็บไซต์แบ่งปันข้อมูล การจัดอบรม หรือการสร้างชุมชนเพื่อการเรียนรู้ เป็นต้น
• การนำความรู้ไปประยุกต์ใช้ หมายถึง กระบวนการที่บุคคลากรจะสามารถนำความรู้ไปประยุกต์ใช้ให้เกิดประโยชน์สูงสุด เช่น การพัฒนาสนินค้าและการให้บริการ หรือ การเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน เป็นต้น

ระบบ KM มีประโยชน์อย่างไรบ้าง 

• ระบบ KM ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน เพราะช่วยให้บุคคลากรสามารถเข้าถึงความรู้ได้อย่างสะดวก รวดเร็ว และสามารถนำความรู้ที่ได้ไปประยุกต์ใช้ให้เกิดประโยชน์สูงสุดได้ในหลากหลายรูปแบบ ทั้งยังได้ข้อมูลที่ถูกต้องและเป็นข้อมูลที่มีคุณภาพ ช่วยลดข้อผิดพลาดในการทำงานและช่วยให้สามารถตัดสินใจได้อย่างถูกต้องยิ่งขึ้น
• ช่วยลดต้นทุนในด้านต่าง ๆ เช่น ต้นทุนการจัดอบรม ต้นทุนในการวิจัยและพัฒนา ช่วยให้สามารถประหยัดเวลาและค่าใช้จ่ายในส่วนนี้ ทำให้องค์กรสามารถนำทรัพยากรด้านเวลาและค่าใช้จ่ายที่เหลืออยู่ไปพัฒนาต่อในด้านอื่น ๆ ได้
• ช่วยให้องค์กรเติบโตอย่างก้าวกระโดด และมีศักยภาพในการไปแข่งขันกับคู่แข่ง ด้วยการพัฒนาสินค้าและบริการใหม่ ๆ อย่างไม่หยุดยั้ง พร้อมทั้งบุคลากรเองที่พัฒนาความรู้อย่างต่อเนื่อง จึงสามารถตอบสนองความต้องการของลูกค้าได้อย่างตรงจุด ทำให้องค์กรมีโอกาสเติบโตได้รอบด้าน

ซึ่งทั้งหมดนี้ ก็คือประโยชน์ที่น่าสนใจของระบบ KM ซึ่งองค์กรต่าง ๆ ไม่ว่าจะเป็นธุรกิจแบบใด จะเป็นองค์กรขนาดเล็กหรือใหญ่ ก็สามารถนำระบบนี้มาใช้ เพื่อช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน ลดต้นทุน และเพิ่มขีดความสามารถในการแข่งขันในตลาดได้มากยิ่งขึ้น