เอบีม คอนซัลติ้ง ประเทศไทย บริษัทที่ปรึกษาชั้นนำจากญี่ปุ่น เผยรายงานข้อมูลเชิงลึก “บทบาทของ BPR ในการเพิ่มประสิทธิภาพด้วยระบบการทำงานซอฟต์แวร์อัตโนมัติ หรือ RPA (Robotic Process Automation) ตัวช่วยบริหารเวลาและลดค่าใช้จ่ายในการปรับตัวของภาคธุรกิจเข้าสู่ยุคดิจิทัล

อิชิโร ฮาระ กรรมการผู้จัดการ บริษัท เอบีม คอนซัลติ้ง (ประเทศไทย) จำกัด บริษัทที่ปรึกษาที่มีความเชี่ยวชาญด้านการปรับเปลี่ยนองค์กรธุรกิจในรูปแบบดิจิทัลทรานส์ฟอร์เมชั่น ในเครือบริษัท เอบีม คอนซัลติ้ง จำกัด ประเทศญี่ปุ่น กล่าวว่า โซลูชั่นของเอบีม มุ่งเน้นกระบวนการทางธุรกิจใหม่หรือ Business Process Re-Engineering (BPR) ใช้ร่วมกับ RPA เพิ่มประสิทธิภาพระบบซอฟต์แวร์อัตโนมัติเพื่อสร้างความได้เปรียบในการแข่งขัน และรับรูปแบบการทำงานยุควิถีชีวิตใหม่ (New Normal) หลังจากการระบาดของไวรัสโควิด-19 และการเกิด Digital Disruption

โซลูชั่น RPA เป็นตัวเลือกอันดับต้นๆ ในการเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการและขยายความได้เปรียบในการแข่งขัน อย่างไรก็ตาม การใช้โซลูชั่น RPA เพียงอย่างเดียวอาจไม่ใช่คำตอบสำหรับทุกกรณี โดยจากประสบการณ์ของเอบีม พบว่าทุกองค์กรมีความท้าทายที่ต้องพิจารณาให้ดีก่อนเลือกใช้ RPA แค่เพียงอย่างเดียว

จากการวิจัยของเอบีมในกลุ่มบริษัทข้ามชาติทั่วเอเชีย พบว่าแม้จะมีการนำ RPA ไปปรับใช้จนประสบความสำเร็จหลายกรณี แต่มีบริษัทกว่า 42% พบปัญหาและความท้าทายในการส่งเสริมเป้าหมายขององค์กรที่เกี่ยวข้องกับดิจิทัลซึ่งรวมถึง RPA โดยพบว่าไม่ได้รับประโยชน์จาก RPA ตามที่คาดไว้ในตอนแรก โดยสาเหตุหลักของความล้มเหลวที่เกิดขึ้นนั้นมาจากกระบวนการอัตโนมัติที่ไม่มีประสิทธิภาพ ซึ่งคิดเป็น 38% ของการใช้งานที่ไม่ประสบความสำเร็จดังกล่าว

“ภาวะนี้นำไปสู่ปัญหามากมาย ทั้งความล่าช้า การใช้จ่ายเกินงบประมาณ และการประหยัดค่าใช้จ่ายเต็มเวลา (FTE) ที่ต่ำกว่าเป้าหมาย สาเหตุหลักอีกประการที่สรุปได้จากประสบการณ์ของเอบีมในการใช้ RPA คือความท้าทายในการเลือกกระบวนการที่เหมาะสมสำหรับระบบอัตโนมัติ ซึ่งหมายถึงการเลือกกระบวนการสำหรับระบบอัตโนมัติที่อาจไม่ส่งผลให้เกิดผลตอบแทนจากการลงทุน (ROI) ในเชิงบวก หรือมีค่าใช้จ่ายมากเกินไปในการพัฒนา โดยพยายามทำให้ทุกอย่างเป็นระบบอัตโนมัติ ” ฮาระ กล่าว

จากรายงาน whitepaper ของเอบีม เรื่อง “บทบาทของ BPR ในการเพิ่มประสิทธิภาพสูงสุดแก่ RPA” ยังได้แนะนำแนวทางสำหรับองค์กรที่ต้องการเพิ่มประโยชน์สูงสุดในการใช้ RPA นั่นคือ การนำเอา BPR เข้าไปในกระบวนการ ซึ่งแต่เดิมแนวคิด BPR มักเน้นไปที่การลดต้นทุน แต่ในปัจจุบัน BPR ได้ขยายวัตถุประสงค์ออกไปมากมาย เช่น เพื่อลดความซับซ้อน ลดงานที่ไม่มีนัยสำคัญ ปรับปรุงกระบวนการและเพิ่มความสามารถในการแข่งขันเพื่อการเติบโตและการขยายตัว การขยายขอบเขตเหล่านี้ส่งผลให้ BPR สามารถครอบคลุมกระบวนการทำงานหลายด้าน เพื่อเพิ่มความสามารถขององค์กรในการปรับตัวให้เข้ากับการเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็วของภูมิทัศน์ทางธุรกิจในปัจจุบัน เช่น รูปแบบการทำงานยุควิถีชีวิตใหม่ (New Normal) หลังจากการระบาดของไวรัสโควิด-19 และการเกิด Digital Disruption

เอบีมยังแนะนำองค์กรให้ใช้แนวทางบูรณาการระหว่าง BPR และ RPA เป็นขั้นตอนก่อนที่จะดำเนินการใช้งาน RPA ในองค์กรอย่างเต็มรูปแบบ เพื่อยกระดับประสิทธิภาพทั้งจาก BPR และระบบอัตโนมัติ ซึ่งจะหลีกเลี่ยงความเสี่ยงที่อาจพบในการปรับใช้งานได้ นอกจากนี้ การประเมินและการเลือกกระบวนการที่เหมาะสมจะช่วยลดความเสี่ยงในการเริ่มใช้ระบบอัตโนมัติที่อาจผิดที่ผิดทาง ขณะเดียวกัน วิธีนี้ยังช่วยให้บริษัทต่างๆ เห็นโอกาสในการปรับปรุงกระบวนการทำงานให้ก้าวไกลกว่าการแค่นำ RPA ไปใช้เพียงอย่างเดียว ซึ่งจะช่วยให้บริษัทสามารถหลีกเลี่ยงกระบวนการอัตโนมัติที่ไม่มีประสิทธิภาพ และสามารถมองหาโซลูชั่นสำหรับแก้ไขปัญหาของแต่ละองค์กรที่ดีขึ้นกว่าเดิม