5 เคล็ดลับ WFH ต้องรู้ เพื่อ Remote Working ที่มีประสิทธิภาพ

0

การแพร่ระบาดของโควิด-19 ทำให้องค์กรต่างๆ ต้องปรับใช้วิธีการจัดสรรงานและเทคโนโลยีต่างๆ ภายในชั่วข้ามคืน  ต้องเปลี่ยนไปใช้การประชุมทางไกลและการสื่อสารผ่านช่องทางต่างๆ รวมทั้งขยายโครงสร้างพื้นฐานด้านความปลอดภัยเพื่อรับมือกับภัยคุกคามทางไซเบอร์ใหม่ๆ การสร้างรูปแบบการทำงานพร้อมมาตรการวัดคุณภาพใหม่ เพื่อทำให้มั่นใจว่าธุรกิจจะสามารถดำเนินต่อไปได้อย่างราบรื่นในขณะที่รักษาความปลอดภัยให้กับพนักงานทุกคน

เอกภาวิน สุขอนันต์ ผู้จัดการประจำประเทศไทย บริษัท วีเอ็มแวร์ จำกัด คาดการณ์ ว่า หลายปีต่อจากนี้จะมีตำแหน่งงานถึง 50 ล้านตำแหน่งในประเทศอาเซียน-6 (อินโดนีเซีย มาเลเซีย สิงคโปร์ ฟิลิปปินส์ ไทย และเวียดนาม) ที่อาจเปลี่ยนรูปแบบการทำงานไปเป็นแบบรีโวท

แม้ว่าหลายๆ องค์กรจะยอมรับนโยบายเพื่อสนับสนุนการทำงานแบบรีโมท แต่พวกเขาก็เริ่มให้พนักงานกลับเข้ามาทำงานในออฟฟิศได้อย่างปลอดภัยแล้ว ซึ่งหมายความว่าหลายบริษัทยังให้ความสำคัญกับสถานที่ทำงานมากกว่าพนักงาน ดังนั้นองค์กรจำเป็นต้อง “คิดใหม่” ว่า จะทำอย่างไรให้ การทำงาน การจัดการ และการทำงานร่วมกันของทีม บรรลุผลสำเร็จ เพราะวันนี้เราจำเป็นต้องให้ความสำคัญเรื่องของการสร้างประสบการณ์ทำงานของพนักงานมากกว่าสถานที่ทำงาน

เอกภาวิน สุขอนันต์
  1. แนวความคิดแบบ Remote-First

ไม่สำคัญว่าใครจะทำงานอยู่ที่ออฟฟิศ หรือใครจะทำงานอยู่ที่บ้าน ในทำนองเดียวกันนั้น ไม่ควรสร้างความแตกต่างทั้งกับพนักงานที่ทำงานอยู่ต่างประเทศและพนักงานที่ทำงานอยูไซต์ของลูกค้า ซึ่งถ้าไม่คำนึงถึงสถานที่ พนักงานทุกคนควรถูกมองว่าเป็นทีมเดียวกัน ดังนั้น พนักงานต้องเป็นส่วนหนึ่งของ “ประสบการณ์การทำงานที่ดีอย่างเท่าเทียมกัน”

การทำงานภายใต้แนวความคิดแบบ Remote-First ผู้นำองค์กรต้องมั่นใจว่า ทีมของพวกเขาสามารถเข้ามามีส่วนร่วมกับงานได้จากทุกที่ สิ่งนี้รวมไปถึงเพื่อนร่วมงานที่อาจนั่งห่างกัน 6 ฟุต ในพื้นที่ทำงานเดียวกันหรือในห้องประชุมของลูกค้า เมื่อทีมที่ทำงานผ่านเวอร์ชวลเข้าถึงการทำงานร่วมกัน จะช่วยให้ความสัมพันธ์ในการทำงานไม่ได้เปลี่ยนแปลง และ “ความใกล้ชิด” เพราะทำงานในพื้นที่เดียวกันจะถูกมองข้ามไป สิ่งนี้จะทำให้ พนักงานที่ทำงานจากนอกสถานที่ไม่รู้สึกโดดเดี่ยวหรือถูกทอดทิ้ง

  1. เมื่อต้องรักษาระยะห่าง ยิ่งต้องสื่อสารให้มากขึ้น

เมื่อข้อจำกัดด้านการสื่อสารของทีมที่ทำงานแบบเวอร์ชวลคือไม่สามารถแสดงออกทางกายภาพ แสดงสีหน้าให้เพื่อนร่วมงานเห็นได้ รวมทั้งการให้คำแนะนำหรือรับคำปรึกษาได้ทันที จึงทำให้จำเป็นต้องเน้นสื่อสารทุกรูปแบบ เพื่อสนับสนุนการเปลี่ยนแปลงนี้ ทีมควรใช้ช่องทางการสื่อสารทั้งหมดที่มีเพื่ออธิบาย ซักถามเพิ่มเติม อัปเดตการทำงานอย่างต่อเนื่อง และเข้าไปมีส่วนร่วมกับเพื่อนร่วมงาน

ในครั้งแรกนั้น อาจจะรู้สึกไม่คุ้นชิน แต่การสื่อสารที่เยอะขึ้นจะทำให้พนักงานแต่ละคนเข้าถึงกันได้มากขึ้น และรู้ความคืบหน้าในการทำงานของแต่ละคน รักษาความสัมพันธ์ในฐานะเพื่อนร่วมงานเสมือนใชชีวิตในออฟฟิศตามปกติ

  1. จดบันทึกทุกอย่าง อย่างต่อเนื่อง

ด้วยความจำเป็นที่ต้องให้ความสำคัญของการสื่อสารที่เพิ่มขึ้นเป็นอันดับแรก การทำงานแบบรีโมททำให้ทีมต้องประชุมบ่อยขึ้น ซึ่งมักจะเป็นการประชุมอย่างต่อเนื่องกันไป ผลตอบรับในระยะแรกจากพนักงานแสดงให้เห็นถึง ความยากลำบากในการติดตาม การตัดสินใจ การจัดสรรเวลาเพื่อให้ทุกคนเข้าร่วม และการดำเนินการในขั้นตอนต่างๆ

สิ่งนี้เน้นให้เห็นถึงความสำคัญของการประชุมและการจดบันทึกในแต่ละครั้ง ซึ่งจะช่วยให้ทีมสามารถเข้ามาใช้เวลาร่วมกันและเพิ่มประสิทธิภาพการจดบันทึกในทุกๆ ครั้งได้

วาระการประชุมแต่ละครั้งเน้นความตรงไปตรงมา ชัดเจน ขณะที่การแชร์เอกสารที่ใช้ร่วมกัน หรือแอปพลิเคชั่นที่พัฒนาขึ้นตามวัตถุประสงค์ต่างๆ การจัดเตรียมสิ่งที่ทีมต้องการจะบรรลุผลสำเร็จ เมื่อผู้จัดการประชุมหรือผู้จดบันทึกที่ได้รับมอบหมายเพิ่มสิ่งเหล่านี้เข้าไปในขณะที่การประชุมดำเนินอยู่ การประชุมจะจบลงด้วยการแบ่งงานและการมอบหมายงาน ซึ่งสิ่งเหล่านี้จะช่วยเพิ่มความสะดวกทำให้การติดตามงานที่กำลังดำเนินการอยู่ได้ดียิ่งขึ้น

  1. VDO Call เมื่อจำเป็น

แพลตฟอร์มการทำงานร่วมกันผ่านวิดีโอเป็นตัวช่วยสำคัญของการทำงานแบบรีโมท แต่ทันทีที่พนักงานคุ้นเคยกับซอฟต์แวร์ เช่น Zoom และ Microsoft Teams ก็เกิดปัญหาในส่วนของกล้อง แม้ว่าวิดีโอคอลอาจจะเป็นวิธีที่ดีในการทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์ แต่ก็สามารถลดประสิทธิภาพการทำงานได้เช่นกัน

ตามหลักการทั่วไป ทีมที่ทำงานแบบเวอร์ชวลควรเก็บวาระการประชุมไว้และควรตั้งคำถามว่า การประชุมแบบไหนที่จำเป็นต้องใช้การวิดีโอคอล และส่วนใดที่สามารถทำได้โดยใช้อีเมลหรือข้อความ เพื่อเพิ่มความคล่องตัวให้กับเวิร์กโฟลว์ ทีมงานควรพัฒนารูปแบบในการสื่อสาร ซึ่งระบุช่องทางต่างๆ ที่มีอยู่ และให้คำแนะนำในการใช้แต่ละช่องทาง

  1. Work-Life Balance อย่างไรให้ ‘เฮลธ์ตี้’

พนักงานหลายคนต้องรูปแบบการทำงานของตนเองเพื่อให้รู้ว่า เมื่อใดควรเริ่มและหยุดทำงานโดยพิจารณาจากสถานที่ที่พวกเขาทำ นั่นคือในออฟฟิศ แต่ตอนนี้พนักงานหลายคนทำงานจากนอกออฟฟิศ พนักงานจำเป็นต้องเพิ่มสิ่งกระตุ้นและขอบเขตใหม่เพื่อช่วยให้แน่ใจว่า ทำงานตอนไหนจึงจะมีประสิทธิผล สำหรับบางคน จะทุ่มเทให้กับงานเฉพาะพื้นที่ที่ไว้ใช้สำหรับการทำงานเท่านั้น สำหรับคนอื่นอาจจะมองว่า งานเป็นกิจวัตรประจำวันอย่างหนึ่งเหมือนกับเพลย์ลิสต์เพลงที่เปิดฟังเมื่อถึงเวลาทำงานเท่านั้น

ยิ่งถ้าพนักงานสามารถสร้างการตอบสนองต่อเงื่อนไขเหล่านี้ได้มากเท่าไร พวกเขาก็จะยิ่งรู้สึกได้ถึงการบาลานซ์ชีวิตการทำงานกับชีวิตส่วนตัวได้มากยิ่งขึ้น พนักงาน 39% กล่าวว่า ประสิทธิภาพในการทำงานของพวกเขาลดลงกว่าเมื่อก่อน เนื่องจากต้องเตรียมการก่อนที่จะเริ่มทำงานจากที่บ้าน ซึ่งเป็นสิ่งสำคัญสำหรับพนักงานที่จะต้องเข้าใจว่า การอุทิศเวลาให้กับตัวเองนอกเวลาทำงานมีความสำคัญพอกันกับการจัดการความรับผิดชอบของตนเองในที่ทำงาน

เมื่อพนักงานปรับตัวเข้ากับการทำงานแบบรีโมทในอนาคตได้แล้ว องค์กรต่างๆ จะต้องสร้างรากฐานของเทคโนโลยีเพื่อรองรับการทำงานในรูปแบบดังกล่าว โดยแนวความคิดแบบ Remote-First นั้นมีรากฐานมาจากเทคโนโลยีที่ช่วยให้:

  • การทำงานที่ใช้เครื่องมือดิจิทัล ช่วยให้พนักงานทุกคนเข้าถึงทรัพยากรที่ต้องการเพื่อให้งานสำเร็จลุล่วงได้ดี
  • เครือข่ายที่ยืดหยุ่น ช่วยเพิ่มประสบการณ์การสื่อสารที่ดีแก่พนักงานที่ทำงานแบบรีโมท ไม่ว่าพวกเขาจะอยู่ที่ใดหรือใช้อุปกรณ์ใดในการทำงาน
  • ความรวดเร็วในการเข้าถึงบริการต่างๆ ผ่านโครงสร้างพื้นฐานของแอปพลิเคชัน

ในท้ายที่สุดแล้ว เทคโนโลยีช่วยให้ทีมที่ทำงานแบบรีโมทสามารถใช้เวิร์กโฟลว์ของตนเองได้ เนื่องจากการทำงานแบบรีโมทจะเป็นส่วนหนึ่งของชีวิตทำงานจากนี้และตลอดไป องค์กรจึงต้องหาวิธีการทำงานที่ถูกต้องเพื่อให้เกิดประสิทธิภาพการทำงานทั้งในปัจจุบันและอนาคต